Le droit des salariés à l'information sur les rémunérations : comment vous préparer à répondre sous deux mois

À quoi les salariés ont droit

Un salarié peut demander par écrit son niveau de rémunération individuel et les niveaux de rémunération moyens, ventilés par sexe, des catégories de travailleurs effectuant le même travail que lui ou un travail de même valeur. Il peut formuler cette demande directement, par l'intermédiaire de ses représentants ou par celui de l'organisme national pour l'égalité.

• Délai. Vous devez répondre dans un délai raisonnable et au plus tard deux mois après la demande.
• Rappel annuel. Vous devez informer chaque année tous les salariés de leur droit de recevoir ces informations et des démarches à effectuer.
• Rectification. Les salariés peuvent demander des précisions et les informations doivent être exactes et complètes. Si un salarié estime que les données sont inexactes, vous devez lui répondre et, si nécessaire, les corriger.
• Liberté de divulguer. Les salariés ne doivent pas être empêchés de révéler leur rémunération afin de faire respecter l'égalité de rémunération : les clauses contractuelles qui l'interdisent ne sont donc pas acceptables à cette fin.

Les données à avoir sous la main

Une bonne réponse repose sur trois éléments que vous pouvez préparer à l'avance :

1. Le niveau de rémunération du salarié. Définissez les composantes que vous incluez, comme le salaire de base, les primes et les avantages, et la façon de l'exprimer, par exemple en rémunération annuelle brute et en équivalent horaire.
2. Le groupe de comparaison. La catégorie de travailleurs effectuant le même travail ou un travail de même valeur. C'est pourquoi définir les catégories de postes vient en premier.
3. La rémunération moyenne du groupe, par sexe. Les mêmes calculs que ceux de votre rapport sur l'écart de rémunération, effectués pour chaque catégorie.

Les données étant les mêmes, un extrait de paie propre et une correspondance des catégories vous permettent de répondre à la fois au rapport annuel et aux demandes ponctuelles à partir de la même source.

Mettez en place un processus simple

1. Réception. Décidez comment les demandes sont déposées et qui les reçoit, et consignez la date de réception. Le délai de deux mois commence à courir à cette date.
2. Vérification. Confirmez l'identité et que la demande porte sur les données et la catégorie du salarié lui-même.
3. Calcul. Extrayez les données de rémunération, établissez le chiffre individuel et les moyennes de la catégorie par sexe.
4. Contrôle. Examinez les petites catégories sous l'angle de la protection des données, et faites relire par les RH tout écart qui paraît inexpliqué.
5. Réponse. Envoyez une réponse écrite à partir d'un modèle standard, avec la date, la définition de la catégorie et les chiffres.
6. Archivage. Conservez la demande, la réponse et les données utilisées, afin de pouvoir les reproduire ou les justifier plus tard.

À quoi peut ressembler la réponse

Une réponse indique généralement le poste et la catégorie du salarié, son niveau de rémunération brute sur la base convenue, la rémunération brute moyenne des femmes et des hommes de la catégorie sur la même base, la date des données et un contact pour les questions complémentaires. Gardez une formulation neutre et factuelle, et évitez toute hypothèse sur les raisons des écarts, sauf si vous les avez documentées.

Les écarts révélés par une demande sont les mêmes que ceux que votre analyse du seuil de 5 % doit détecter en premier : réaliser cette analyse avant l'arrivée des demandes est donc la meilleure préparation. Vous pouvez l'essayer avec Equaudit.

Questions fréquentes