Das Recht der Beschäftigten auf Entgeltinformation: So bereiten Sie sich auf die Antwort binnen zwei Monaten vor

Worauf Beschäftigte Anspruch haben

Beschäftigte können schriftlich ihre individuelle Entgelthöhe und die durchschnittlichen Entgelthöhen, aufgeschlüsselt nach Geschlecht, für die Arbeitnehmerkategorien verlangen, die dieselbe Arbeit wie sie oder eine gleichwertige Arbeit verrichten. Sie können die Anfrage direkt, über ihre Vertreter oder über die nationale Gleichbehandlungsstelle stellen.

• Frist. Sie müssen innerhalb einer angemessenen Frist und spätestens binnen zwei Monaten nach der Anfrage antworten.
• Jährlicher Hinweis. Sie müssen alle Beschäftigten jedes Jahr über ihr Recht auf diese Information und die dafür nötigen Schritte unterrichten.
• Berichtigung. Beschäftigte können Klarstellungen verlangen, und die Informationen müssen richtig und vollständig sein. Hält ein Beschäftigter die Daten für unrichtig, müssen Sie antworten und sie erforderlichenfalls berichtigen.
• Freiheit zur Offenlegung. Beschäftigte dürfen nicht daran gehindert werden, ihr Entgelt zur Durchsetzung des Grundsatzes des gleichen Entgelts offenzulegen. Vertragsklauseln, die dies verbieten, sind zu diesem Zweck unzulässig.

Die Daten, die Sie bereithalten sollten

Eine gute Antwort braucht drei Dinge, die Sie im Voraus vorbereiten können:

1. Das eigene Entgelt des Beschäftigten. Legen Sie fest, welche Bestandteile Sie einbeziehen, etwa Grundentgelt, Bonus und Sozialleistungen, und wie Sie es ausdrücken, zum Beispiel als Bruttojahresentgelt und Stundenäquivalent.
2. Die Vergleichsgruppe. Die Arbeitnehmerkategorie, die dieselbe oder gleichwertige Arbeit verrichtet. Deshalb steht die Definition der Arbeitnehmerkategorien am Anfang.
3. Das Durchschnittsentgelt der Gruppe, nach Geschlecht. Dieselben Berechnungen, die in Ihren Bericht zum Entgeltgefälle einfließen, für jede Kategorie berechnet.

Da die Daten dieselben sind, können Sie mit einem sauberen Lohnabrechnungsexport und einer Kategoriezuordnung sowohl den Jahresbericht als auch Einzelanfragen aus derselben Quelle bedienen.

Bauen Sie ein einfaches Verfahren auf

1. Eingang. Legen Sie fest, wie Anfragen eingereicht werden und wer sie erhält, und protokollieren Sie das Eingangsdatum. Dann beginnt die Zweimonatsfrist.
2. Prüfung. Bestätigen Sie die Identität und dass sich die Anfrage auf die eigenen Daten und die Kategorie des Beschäftigten bezieht.
3. Berechnung. Rufen Sie die Entgeltdaten ab und erstellen Sie den Einzelwert und die Kategoriedurchschnitte nach Geschlecht.
4. Kontrolle. Prüfen Sie kleine Kategorien auf Datenschutzfragen, und lassen Sie die Personalabteilung alles prüfen, was nach einem ungeklärten Gefälle aussieht.
5. Antwort. Senden Sie eine schriftliche Antwort anhand einer Standardvorlage, mit Datum, Kategoriedefinition und Zahlen.
6. Dokumentation. Speichern Sie Anfrage, Antwort und verwendete Daten, damit Sie sie später wiederholen oder verteidigen können.

Wie die Antwort aussehen kann

Eine Antwort nennt typischerweise die Rolle und Kategorie des Beschäftigten, sein Bruttoentgelt auf der vereinbarten Basis, das durchschnittliche Bruttoentgelt der Frauen und der Männer in der Kategorie auf derselben Basis, das Datum der Daten und einen Ansprechpartner für Rückfragen. Halten Sie die Formulierung neutral und sachlich und vermeiden Sie Spekulationen über Gründe, sofern Sie diese nicht dokumentiert haben.

Entgeltgefälle, die eine Anfrage sichtbar macht, sind dieselben, die Ihre Analyse zur 5-%-Schwelle zuerst aufdecken soll. Diese Analyse vor den ersten Anfragen durchzuführen, ist daher die beste Vorbereitung. Sie können es mit Equaudit ausprobieren.

Häufig gestellte Fragen